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Alle Kommentare schnell formatieren basierend auf einem Kommentar in Excel

Manchmal haben Sie eine bestimmte Formatierung für einen Kommentar in Excel festgelegt, und jetzt möchten Sie, dass alle anderen Kommentare basierend auf diesem bestimmten Formatierungskommentar formatiert werden können. In Excel müssen Sie sie jedoch einzeln formatieren, was sehr problematisch ist. Mit dieser Funktion können Sie diese spezielle Kommentarformatierung schnell auf andere Kommentare gleichzeitig anwenden.

Code:
Sub FormatKommentare()
Dim myCom                     As Comment
For Each myCom In ActiveSheet.Comments
myCom.Shape.Placement = xlFreeFloating
Next myCom
End Sub

Alle Kommentare in Excel zur Übersicht einblenden

So können Sie sich einen Überblick über alle Kommentare einer Tabelle verschaffen:

Bei Excel 2003 klicken Sie eine der sichtbaren Symbolleisten mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontext-Menü rufen Sie den Befehl ÜBERARBEITEN auf. In der Symbolleiste, die daraufhin eingeblendet wird, finden Sie das Symbol ALLE KOMMENTARE ANZEIGEN. Wenn Sie die Schaltfläche anklicken, werden alle Kommentare in Ihrer Tabelle eingeblendet. Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche blenden Sie die Kommentare wieder aus.

In Excel ab Version 2007 rufen Sie für den Einsatz der Schaltfläche das Register ÜBERPRÜFEN der Multifunktionsleiste auf. In der Gruppe KOMMENTARE zeigt Ihnen Excel die Schaltfläche ALLE KOMMENTARE ANZEIGEN an. Kommentare in Excel immer anzeigen

Standardmäßig werden persönliche Notizen im Excel-Dokument nur dann angezeigt, wenn sie mit der Maustaste aktiviert werden. Diese Grundeinstellung ist jedoch kein Muss. Mit einem Befehl kann eingestellt werden, dass ein Kommentar dauerhaft eingeblendet wird.

Währungs(Zahlen)angaben in Serienbriefen

Als Datenquelle eines Serienbriefs dient nicht selten eine Excel-Tabelle. Das funktioniert ausgezeichnet, solange die Seriendruckfelder mit Texten gefüllt werden. Probleme tauchen allerdings auf, wenn die Seriendruckfelder für Zahlenwerte stehen. In der Excel-Datenquelle könnte es zum Beispiel ein Feld für den Preis eines Produkts geben. In Excel haben Sie den entsprechenden Zellen das Währungsformat zugewiesen, so dass in der Tabelle Werte wie "0,85 €" oder "1.937,00 €" zu sehen sind. Im Serienbrief sollten ebenfalls Euro-Beträge erscheinen. Sie werden aber feststellen, dass im Word-Serienbrief nur die reinen Zahlenwerte angezeigt werden - etwa "0,85" oder "1937".

Und wie erhalten Sie nun Währungsangaben im Serienbrief?

Die Antwort lautet: Fügen Sie den Seriendruckfeldern geeignete Formatschalter hinzu. Das geht wie folgt:

Erstellen Sie Ihren Serienbrief zunächst in der gewohnten Art und Weise. Nachdem Sie die Verbindung zur Datenquelle hergestellt haben, könnten Sie zum Beispiel ein Seriendruckfeld für die Preisangabe einfügen. Im Text sehen Sie dann einen Platzhalter wie diesen:

«Preis»

Um dieses Seriendruckfeld um einen Formatschalter zu ergänzen, müssen Sie die Ansicht der Feldcodes einschalten. Dazu drücken Sie die Tastenkombination ALT+F9. Anstelle des Seriendruckfelds sehen Sie jetzt einen Feldcode wie { MERGEFIELD Preis }

Den Formatschalter geben Sie hinter dem Feldnamen (hier: "Preis") ein, wobei Sie einen Schalter für Zahlenwerte immer mit "\#" beginnen. Darauf folgt in Anführungszeichen die gewünschte Formatierung. Für das typische Euro-Währungsformat erweitern Sie den Feldcode des Seriendruckfelds folgendermaßen:

{ MERGEFIELD Preis \# "#.##0,00 €" }

In den Anführungszeichen steht die Raute (#) für eine optionale Stelle vor dem Komma und die Null (0) für eine erzwungene Stellenangabe – mit einer Stelle vor und zwei Stellen nach dem Komma. Am Ende folgt das Euro-Währungssymbol. Nachdem Sie den Feldcode des Seriendruckfelds angepasst haben, schalten Sie durch erneutes Drücken der Tastenkombination ALT+F9 zurück zur normalen Dokumentansicht. Im Serienbrief erscheinen nun wie gewünscht komplette Euro-Beträge, was Sie jederzeit in der Serienbriefvorschau kontrollieren können.

Datumsangaben im Serienbrief

Obwohl zwei Datumsangaben in Ihrer Excel-Tabelle korrekt aussehen, zeigt Word diese im Serienbrief falsch an, z.B. im Format «04/10/2016» statt «10.4.2016». So lösen Sie das Problem.

Wie das Feld in Excel dargestellt wird, hat keinen Einfluss auf dessen Erscheinungsbild in Word. Ein aus Excel stammendes Datum wird in Word also immer als xx/xx/xxxx dargestellt, auch wenn es in Excel im korrekten Zahlen- bzw. Datumsformat steht.

Sie haben aber die Möglichkeit, das Feld direkt in Ihrer Word-Serienbriefvorlage anzupassen. Fügen Sie wie gewohnt Ihre Seriendruckfelder ein, inklusive der Datumsfelder. Anschliessend gehen Sie in Ihrer Briefvorlage zu Ihrem «Datum»- oder «Altersangabe»-Feld und klicken Sie mit rechts drauf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Feldfunktionen ein.

Sie sehen nun ein grau hinterlegtes Feld, in dem z.B. je nach Spaltenname etwas wie { MERGEFIELD Geburtsdatum } steht. Platzieren Sie den Cursor am Ende des Feldes direkt nach dem letzten Buchstaben, aber noch vor die schliessende geschweifte Klammer. Fügen Sie dort ein Leerzeichen und diesen Code ein:

\@ "d. MMMM"

Das sieht dann etwa so aus wie hier:

{ MERGEFIELD Geburtsdatum \@ "d. MMMM" }

Genutzte Formate

Datumsformate
Format Beispiel
d.M.yyyy 12.2. 2021
d. MMMM yyyy 12. Feb 08
d.M.yy 12.02.08
dd.MM.yy 12.02.08
dddd, d. MMMM yyyy Dienstag, 12. Februar 2008

Datumsangaben im Serienbrief - Importeinstellungen

Das passiert immer häufiger: Wenn Sie in einem Serienbrief in Word 2003/2002 als Datenquelle eine Excel-Arbeitsmappe nutzen, kann es zu Problemen mit dem Datumsformat kommen. So umgehen Sie diese Schwierigkeit.

Soll zum Beispiel aus einer Spalte mit Datumsangaben einer Excel-Tabelle ein Datum in den Serienbrief übernommen werden, erscheint das Datum in Word immer im Format "MM/TT/JJJJ", egal wie Sie es formatiert haben. Das ist schon ärgerlich!

Das Problem tritt in Word 2003/2002 immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, der die Formatierung des Datums nicht korrekt übernimmt und stattdessen das Datum im Standard-Datumsformat übergibt.

Vermeiden Sie diesen Formatfehler und stellen Sie Word so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter je nach Word-Version und installierter Filter die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE". Und so geht's:

  • Rufen Sie das Menü EXTRAS - OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte ALLGEMEIN. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft.
  • Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü EXTRAS - OPTIONEN, Registerkarte ALLGEMEIN legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
  • Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü EXTRAS - BRIEFE UND SENDUNGEN - SERIENBRIEFERSTELLUNG (Word 2003) bzw. EXTRAS - BRIEFE UND SENDUNGEN - SERIENDRUCK-ASSISTENT (Word 2002) aufrufen.
  • Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: "Briefe".
  • Im zweiten Schritt des Assistenten legen Sie über das Optionsfeld "Aktuelles Dokument verwenden" fest, dass das aktuelle Dokument zum Serienbrief wird.
  • Wählen Sie im dritten Schritt die Option "Vorhandene Liste verwenden" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Öffnen".
  • Da Sie im ersten Schritt festgelegt haben, dass Sie beim Öffnen von "fremden" Dateien das Dateiformat selbst bestimmen möchten, erscheint jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier je nach Word-Version und nach installierten Import-Filtern die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.XLS;*.XLW)" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.XLS)". Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ok".
  • Jetzt erscheint ein weiteres Dialogfenster: Haben Sie als Import-Filter "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw)" gewählt, lautet der Titel des angezeigten Dialogfensters "Arbeitsblatt öffnen". Beim Import-Filter "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" erscheint hingegen das Dialogfenster "Microsoft Excel". Gleichgültig, welches Fenster bei Ihnen erscheint, Sie können hier das gewünschte Arbeitsblatt auswählen, in dem sich Ihre Adressdaten befinden. Bestätigen Sie dann das Dialogfenster mit "Ok".
  • Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adressauswahl durchführen. Hier können Sie Adressfilter setzen und/oder einzelne Adressen durch Ausschalten des jeweiligen Kontrollkästchens aus der Adressliste herausnehmen.
  • Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit OK bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

Datumsfelder werden nun aufgrund des von Ihnen selbst gewählten Import-Filters korrekt übernommen und erscheinen exakt in dem Format, das Sie in Excel definiert haben.