Outlook

Aus MediaWiki MKW
Zur Navigation springenZur Suche springen

Die besten Tipps und Tricks zu Outlook

Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit den richtigen Kniffen kann man sich den Umgang mit Microsofts Outlook deutlich erleichtern. Schon mal Quicksteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit Quicksteps können Anwender Abläufe in Outlook ganz einfach automatisieren, etwa um bestimmte E-Mails in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die zuvor festgelegt wurden.

Nachfolgend habe ich hilfreiche Tipps und Tricks für Outlook zusammengestellt.

Ungelesene Mails farblich hervorheben

Das lässt sich mit wenigen Klicks ändern. Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook st nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook bewerkstelligen.

Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.

Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.

Wenn Sie eine Ansicht in Outlook ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.

Erstellen einer Outlook-Datendatei (PST) zum Speichern von Informationen

Outlook PST-Datei in wenigen Schritten erstellen

In Microsoft Outlook dienen PST-Dateien nicht nur der Archivierung von E-Mails, sondern auch von allen weiteren Daten wie Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben. PST steht für Personal Storage und kann daher als persönlicher Datencontainer bezeichnet werden, der ein einfaches Backup von Ihren in Outlook verwendeten Dateien enthält. Eine PST-Datei können Sie mühelos auf einem externen Datenträger für einen späteren Import abspeichern.

Um bei den neueren Outlook Versionen, wie zum Beispiel Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook 2021, eine PST-Datei zu erstellen und auf diesem Wege Ihre E-Mails zu sichern, sind nur wenige Schritte erforderlich:

  • Erstellen Sie zunächst einen Ordner auf einem ihrer Laufwerke, in den Sie die PST-Dateien speichern.
  • Wählen Sie in Ihrem Posteingang „Neue Elemente“, „Weitere Elemente“ und schließlich „Outlook-Datendatei“ aus.
  • Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
  • Sofern Sie die PST-Datei mit einem Kennwort schützen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Optionales Kennwort hinzufügen“.
  • Nachdem Sie die „Ok“-Schaltfläche angeklickt haben, werden Sie nach vorheriger Auswahl des Kontrollkästchens um zweimalige Eingabe eines Kennwortes gebeten.
  • In der linken Ordner-Leiste wird nun die Datendatei angezeigt, die nach einem Rechtsklick um Unterordner ergänzt werden kann.
  • In diese Ordner können Sie E-Mails und andere Dateien kopieren oder verschieben. Die kopierten oder verschobenen Daten werden in der erstellten PST-Datei gespeichert.

Antwort soll automatisch anderen Empfänger erreichen

Eine Nachricht, die an einen Empfänger außerhalb des MKW geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur den Absender, sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da der Absender einige Tage nicht online ist. Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen.

Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine E-Mail an einen bekannten Empfänger, weiß aber beim Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens in jedem Fall die Antwort des Geschäftspartners erhalten.

Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten, doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber, der E-Mail gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Dann genügt es, wenn der Empfänger auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird.

Legen Sie mit Neue-E-Mail eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf das Menü Optionen. Dort finden Sie in Outlook 2013 bei den Weitere Optionen den Punkt Direkte Antworten auf. In Outlook 2016 trägt der Menüpunkt die Bezeichnung Antworten richten an. In dem Dialog können Sie über die Option Namen auswählen weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten senden an muss aktiviert sein.

Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun beide hinterlegten Empfänger in Ihrem Unternehmen die Antwort und können den Vorgang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert.

Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte E-Mail-Adresse die Antwort bekommt und nicht beide Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Einladungen anbieten, bei der eine bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen und die eingetragene Adresse gut zu prüfen.

Mit Quicksteps Abläufe automatisieren

Wer in Outlook immer wieder die gleichen Arbeitsschritte durchführt, kann diese ganz einfach mit Quicksteps automatisieren. Ein Quickstep fasst die Arbeitsschritte zusammen und führt sie dann auf einen Klick aus.

In unserem Beispiel sollen E-Mails immer in einen bestimmten Ordner verschoben und als gelesen markiert werden. Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen QuickSteps sowie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep bietet Ihnen Outlook gleich ein paar standardisierte Quickstep-Aktionen an; Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen.

Für unser Beispiel wählen wir Neuer Quickstep und dort In Ordner verschieben. Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt werden. Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.

Unter Optionen wollen wir eine weitere Aktion hinzufügen, denn die E-Mails sollen nicht nur verschoben, sondern auch automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Über Aktion hinzufügen können Sie diese Kette bei Bedarf um weitere Schritte ergänzen, die automatisch erledigt werden sollen. Wer Arbeiten unter Windows zügig erledigen will, tut dies am besten per Tastenkombination; an dieser Stelle können Sie dem Quickstep eine solche zuweisen. Unter Quickinfo-Text kann man eine Beschreibung angeben, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den angelegten Quickstep im Kontextmenü fahren.

Wie ruft man den angelegten Quickstep nun auf? Entweder aus dem Kontextmenü einer Mail per rechter Maustaste, über die festgelegte Tastenkombination oder aus dem Menüband unter Quicksteps.

Alle Mails oder Fenster auf einmal schließen

Nachrichten, Aufgaben, Termine - im Laufe eines Arbeitstages werden häufig jede Menge Fenster in Outlook geöffnet - und selten wieder geschlossen. Das lässt sich mit einem Klick erledigen.

Viele Outlook-Anwender sehen sich im Laufe eines Tages einem Wust von geöffneten Mails und Kalendereinträgen in Outlook gegenüber. Oftmals wird dann der Einfachheit halber gleich das ganze Programm geschlossen und neu gestartet, um sich der geöffneten Nachrichtenfenster zu entledigen. Nun ist ja dann und wann ein Neustart für Outlook an sich keine schlechte Sache - in diesem Zusammenhang ist das aber unnötig.

Im Menü Ansicht finden Sie den Punkt Alle Elemente schließen. Bei Standardinstallationen ganz rechts außen. Wenn Sie diesen Punkt anwählen schließt Outlook alle offenen Mails, Kalendereinträge oder andere Fenster. Wurden an einem Element Veränderungen vorgenommen und diese noch nicht gespeichert, erscheint eine entsprechende Dialogbox, die Sie zum Speichern auffordert.