OwnCloud

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ownCloud ist eine Webanwendung, die es ermöglicht Dateien innerhalb einer Organisation und auch nach extern zu übertragen. Sie ist in PHP geschrieben und als Open-Source oder auch als kommerzielle Version mit Wartungsvertrag erhältlich. Mit ownCloud stehen den Nutzern die Vorteile des einfachen Verteilens und gemeinsam Bearbeitens zur Verfügung wobei die Kontrolle über die Daten in der eigenen Hand verbleibt.

Über die Anwendung können Mitarbeiter Dateien untereinander austauschen oder Dateien an Personen außerhalb der eigenen Organisation übertragen oder von diesen empfangen. Ein typischer Anwendungsfall im Referat ist die gegenseitige Bereitstellung von relavanten Unterlagen durch das Referat, das MHKBG, das FM und die Universitätskliniken. Ein anderes rein internes Szenario wäre der Abgleich von Dateien zwischen dem Büro-Arbeitsplatz und mobilen Geräten. Da ownCloud über die Clients Verzeichnisse synchronisiert, reicht es aus, auf dem PC die Daten in dieses Verzeichnis zu legen und der Client auf dem Mobilgerät kopiert sie automatisch.

Regelungen zum Umgang mit OwnCloud im Referat

Die OwnCloud ist eine gemeinsam genutzte Dateiübergabeplattform. Eine Arbeitseffizienzstudie des Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass 13 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Dateiverzeichnissen draufgehen. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das fünf Stunden und zwölf Minuten – jede Woche! Um diesem angedrohten Chaos zu entgehen, müssen wir gemeinsame Spielregeln vereinbaren. Nur dann werden sie später auch von allen eingehalten. Die Ablage-Spielregeln werden in einer separaten Datei festhalten, die idealerweise ganz oben in der Ordnerliste steht.

Ordnerstruktur

Die Cloud benötigt eine abgestimmte Ordnerstruktur, damit auch im Vertretungsfall Daten wiedergefunden werden können.


Zunächst sollte für jede UK ein Ordner angelegt werden.

Kurze Bildbeschreibung

Die Unterordner sollten mit dem Key beginnen.

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