Word

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Tipps und Tricks für effektives Arbeiten mit Word - Einfache Word-Tipps, die Ihren Büroalltag erleichtern.

Microsoft Word gehört seit vielen Jahren zum Standard in der Landesverwaltung, wenn es um zuverlässige Textverarbeitung geht. So wie gute Handwerker ihr Werkzeug beherschen müssen, müssen auch wir mit unserem Handwerkszeug umgehen Können. Die Software wurde von Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt, sodass Word inzwischen weit mehr als nur das Texteschreiben ermöglicht. Doch bei all der Fülle an Möglichkeiten verlieren wir häufig den Blick für die ganz einfachen Tricks, die uns beim Arbeiten mit Word viel Zeit sparen. Hier kommen deshalb meine genialen Word-Tipps für den Office-Alltag, die Sie unbedingt kennen sollten. Fazit: Word hat noch viele weitere Tricks in petto. In der Regel nutzen wir nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die Microsoft Word bereithält, um unseren Büroalltag zu erleichtern. Mit diesen Word-Tipps können Sie schon jetzt viel Zeit sparen.

Tastenkombinationen (für die Navigation)

  • Suche im Text Strg + F
  • Suchen und Ersetzen Strg + H
  • Makro-Liste erstellen Alt + F8
  • Zur letzten Bearbeitungsstelle springen Umschalt + F5
  • Letzten Schritt rückgängig machen Strg + Z
  • An den oberen Rand des Fensters springen Alt + Strg + Bild▴
  • An den unteren Rand des Fensters springen Alt + Strg + Bild▾


Alles abspeichern

Wer täglich mit Word arbeitet, kennt das Problem: Es ist nicht nur eine Word-Datei geöffnet, sondern gleich zehn. Und an allen Dokumenten haben Sie gearbeitet, wollen nun Feierabend machen und die Daten sichern. Jetzt könnten Sie jedes Fenster einzeln schließen. Doch warum so zeitaufwändig?

Halten Sie einfach die Shift-Taste und klicken Sie auf das Menü „Datei”. Nun erscheint das Fenster mit „Alles Speichern“. Mit einem Klick haben Sie nun alle geöffneten Dateien auf einmal gespeichert. Um alle Dateien auf einmal zu schließen, halten Sie ebenfalls Shift gedrückt, klicken auf „Datei” und anschließend auf „Alles Schließen”.

Blindtext einfügen

Wer mit Agenturen zusammenarbeitet oder im Word-Dokument Platz für die Gestaltung lassen möchte, kann natürlich mit Return freie Flächen schaffen. Allerdings müssen Sie dann immer genau mitzählen, wie viele Absätze Sie gemacht haben und wissen dennoch nicht, wie viele Sätze in diesem Freifeld unterkommen. Erstellen Sie doch einfach einen Blindtext und das Problem ist gelöst! Hierfür geben Sie direkt im Word Dokument z. B. Folgendes ein:

=rand(3,4)

Word setzt dann automatisch einen Blindtext an die vorgegebene Stelle. Die erste Zahl entspricht der Anzahl der Absätze, die zweite Ziffer steht für die Anzahl der Sätze pro Absatz.

Die Position des Cursors markieren und dorthin zurückkehren

Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten ein mehrseitiges Dokument. Nun wollen Sie am Anfang eine Passage korrigieren und danach wieder an die Stelle zurückkehren, an der Sie zuvor gearbeitet haben. Gerade bei langen Dokumenten kann die Suche nach der richtigen Stelle müßig sein und ist häufig eine Fehlerquelle, weil unbearbeitete Passagen mitten im Text vergessen werden.

Word liefert eine einfache Lösung, denn das Tool speichert die letzten vier Cursor-Positionen. Um diese abzurufen, drücken Sie Shift und F5.

Rahmenlinie erstellen

Um einzelne Elemente in einem Dokument übersichtlich zu trennen, ohne eine Tabelle zu verwenden, bieten sich Rahmenlinien an. Diese lassen sich ganz einfach einfügen: Tippen Sie drei Minuszeichen hintereinander und danach auf Enter, wird eine dünne Rahmenlinie im Dokument eingefügt. Drei Tiefstriche und Enter ergeben eine fette Rahmenlinie.

Werden Sie zum:zur Markiermagier:in

Vertikal markieren:

Haben Sie schon einmal versucht, nur in vertikaler Richtung zu markieren, um Textteile auszuschneiden oder zu kopieren? Was mit der Maus schier unmöglich ist, ist mit einem simplen Trick supereinfach: Drücken Sie die ALT-Taste während des Markierens. Schon können Sie vertikale Bereiche auswählen. Das bietet sich an, wenn Sie z. B. eine Spalte in einem Tabulator-getrennten Text löschen wollen.

Absätze markieren: Um einen Absatz ganz schnell zu markieren, klicken Sie mit dem Cursor direkt vor den gewünschten Absatz, scrollen zum Ende, drücken Shift und klicken die linke Maustaste. Alternativ können Sie mit dem Cursor auch in einen Absatz drei Mal hintereinander klicken, um schnell einen kompletten Absatz zu markieren.

Pfeile einfügen

Mit Pfeilen lassen sich Protokolle sinnvoll gliedern oder Aufzählungen optimieren. Dieser Trick fügt die Sonderzeichen pfeilschnell ein: –> Daraus macht Word automatisch ein → -> und Return ergibt eine Aufzählung mit dickem Pfeil –> und Return ergibt eine Aufzählung mit dünnem Pfeil

Wichtig: Hierbei handelt es sich um die Standard-Autovervollständigen-Einstellungen in Word. Diese sollten Sie natürlich nicht verändern.

Schriftgröße fix ändern

Sie möchten ohne langes Klicken die Schriftgröße verändern? Mit STRG+< wird der markierte Text kleiner, mit STRG+> vergrößern Sie die Schrift. Das Schöne daran: Die Vergrößerung/Verkleinerung wird innerhalb des markierten Bereichs auf alle Schriftarten und vorhandenen Schriftgrößen übertragen.

Seiten aus Quer- und Hochformat mischen

  • Öffnen Sie das gewünschte Dokument und markieren Sie den Abschnitt, der ins Querformat übernommen werden soll.
  • Öffnen Sie über die Registerkarte Layout die Option Seite einrichten über das kleine Symbol.
  • Nun befinden Sie sich in den Seiteneinrichtungen.
  • Nachdem Sie sich für das Format entschieden haben, wählen Sie unter Übernehmen für ... Markierten Text.
  • Klicken Sie anschliessend auf OK, werden Ihre Einstellungen übernommen.

Manchmal möchte man in einer Word-Datei eine Seite im Querformat einfügen. Mit einem Trick können Sie grössere Tabellen oder Diagramme besser ausrichten und müssen kein zusätzliches Dokument erstellen.

Formate im Serienbrief anpassen

Die Felder "Datum", "Telefonnummer" und "Währung" werden bei einem Seriendruck in Word mit einer Access- oder Excel-Datenquelle falsch zusammengeführt. Wenn Sie in Microsoft Word eine Seriendruck-Operation durchführen und eine Datenquelle aus Microsoft Access oder Microsoft Excel über OLEDB verwenden, sind die Seriendruck-Ergebnisse für die Felder "Datum", "Telefonnummer" und "Währung" nicht korrekt.

Beispiel:

Das Feld "Datum" wird im folgenden Format angezeigt:

1995-10-22 00:00:00

Das Feld "Telefonnummer" von einer Access-Datenquelle wird im folgenden Format angezeigt:

-7081234567.00

Das Feld "Währung" wird im folgenden Format angezeigt:

12.00 - oder - 12000

Ursache

Dieses Verhalten tritt auf, weil die Daten in ihrem ursprünglichen, unter Access oder Excel gespeicherten Format angezeigt werden. Zum Formatieren von Seriendruckdaten müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren. Wenn Sie die Daten in der Datenquelle formatieren, wird die Formatierung beim Zusammenführen der Daten mit dem Hauptdokument nicht beibehalten. Wie das Feld in Excel dargestellt wird, hat keinen Einfluss auf dessen Erscheinungsbild in Word. Ein aus Excel stammendes Datum wird in Word also immer als xx/xx/xxxx dargestellt, auch wenn es in Excel im korrekten Zahlen- bzw. Datumsformat steht. Sie haben aber die Möglichkeit das Feld direkt in Ihrer Word-Serienbriefvorlage anzupassen.

Fügen Sie wie gewohnt Ihre Seriendruckfelder ein, inklusive der Datumsfelder. Anschliessend gehen Sie in Ihrer Briefvorlage zu Ihrem «Datum»- oder «Altersangabe»-Feld und klicken Sie mit rechts drauf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Feldfunktionen ein. Sie können aber auch ALT+F9 drücken, um die Feldfunktionen in Microsoft Word anzuzeigen.

Sie sehen nun ein grau hinterlegtes Feld, in dem z.B. je nach Spaltenname etwas wie { MERGEFIELD Geburtsdatum } steht. Platzieren Sie den Cursor am Ende des Feldes direkt nach dem letzten Buchstaben, aber noch vor die schliessende geschweifte Klammer. Fügen Sie dort ein Leerzeichen und diesen Code ein:

Datumsformat

\@ "TT.MM.JJJJ"

Das sieht dann etwa so aus wie hier:

{MERGEFIELD date \@ "TT.MM.JJJJ"}

Zahlenformat

\# „#.##0,00“

Geldbetrag

\# „#.##0,00 €“

Postleitzahl als Fünfstellige Zahl

\# „00000“

An mehreren Stellen gleichzeitig sein

Die Funktionen "Neues Fenster" bzw. "Teilen" (in Word 2019 unter "Ansicht" zu finden). Damit gelingt, was sonst nur Hermine aus "Harry Potter" kann: an zwei Stellen zugleich sein. "Neues Fenster" bzw. "Teilen" ermöglichen es, zwei entfernte Stellen desselben Dokuments neben- oder übereinander zu sehen – und sogar an beiden gleichzeitig zu arbeiten. So überprüfst man beispielsweise, ob sich zwei Aussagen im Text versehentlich widersprechen. Falls ja, kann man einen Teil deiner Arbeit umformulieren, ohne den anderen aus dem Blick zu verlieren.